Emitir notas fiscais corretamente é uma das principais responsabilidades do médico PJ (pessoa jurídica).
Apesar disso, muitos médicos ainda cometem erros simples que podem gerar multas, desenquadramento do Simples Nacional e até problemas com a Receita Federal.
Conheça os erros mais comuns dos médicos ao emitir nota fiscal, entenda por que eles acontecem e veja como evitá-los de forma prática e segura.
Emitir nota fiscal com dados incorretos
Um dos erros mais frequentes é preencher dados incorretos - seja o CNPJ do tomador de serviço, o endereço da clínica, ou até o valor do atendimento.
Essas falhas, embora pareçam pequenas, podem causar inconsistências nas obrigações fiscais e dificultar a conciliação contábil.
Como evitar:
- Sempre revise os dados antes da emissão.
- Utilize um sistema de gestão integrado ao seu contador.
- Mantenha os dados cadastrais atualizados no sistema de emissão da prefeitura.
Deixar de emitir nota fiscal em atendimentos particulares
Alguns médicos acreditam que não precisam emitir nota fiscal em atendimentos particulares, mas isso é um equívoco.
Toda prestação de serviço de saúde deve ser acompanhada da emissão da nota - mesmo que o pagamento seja em dinheiro, cartão ou transferência.
Como evitar:
- Emita a nota para todas as consultas e procedimentos realizados.
- Crie o hábito de emitir a nota logo após o atendimento.
- Lembre-se: a nota fiscal é o comprovante oficial da receita da empresa, essencial para manter a regularidade tributária.
Utilizar o código de serviço errado
Cada município possui uma lista de códigos de serviço (CNAE e código municipal) específicos para a atividade médica.
Utilizar o código incorreto pode gerar retenções tributárias indevidas ou problemas na declaração de impostos.
Como evitar:
- Confirme com seu contador qual é o código de serviço correto para o tipo de atividade médica.
- Códigos errados podem mudar a alíquota e alterar o cálculo do ISS (Imposto Sobre Serviços).
Não destacar o ISS corretamente
O ISS (Imposto Sobre Serviços) é um tributo municipal que incide sobre a prestação de serviços médicos.
Muitos profissionais não sabem quando devem recolher o ISS diretamente ou quando ele é retido pela clínica ou hospital.
Como evitar:
- Verifique se o ISS é retido na fonte (quando você presta serviço a clínicas ou hospitais).
- Caso atenda pacientes particulares, o imposto deve ser recolhido por sua empresa.
- Sempre registre o valor do ISS corretamente na nota fiscal.
Não emitir notas fiscais de reembolso corretamente
Outro erro comum ocorre quando o médico recebe reembolso de despesas (como exames ou materiais) e não faz a distinção correta desses valores na nota fiscal.
Como evitar:
- Reembolsos não devem ser tributados - por isso, é fundamental separar o valor do serviço do valor reembolsado.
- Documente todos os comprovantes e notas fiscais de despesa.
- Consulte seu contador sobre como lançar o reembolso corretamente.
Não guardar as notas fiscais emitidas
A legislação exige que o médico mantenha armazenadas todas as notas fiscais emitidas por pelo menos 5 anos.
Muitos profissionais não seguem essa regra, o que dificulta comprovações em caso de fiscalização.
Como evitar:
- Guarde as notas em formato digital e organize-as por mês.
- Utilize plataformas que integram a emissão, armazenamento e envio automático das notas ao contador.
Não alinhar a emissão de notas com o contador
Por fim, um dos maiores erros é não manter comunicação constante com o contador.
Isso pode gerar divergências nas declarações fiscais, atrasos e pagamento incorreto de tributos.
Como evitar:
- Envie todas as notas emitidas para o seu contador mensalmente.
- Tire dúvidas antes de emitir notas de serviços diferentes (como plantões, consultorias ou palestras).
- Escolha um escritório contábil especializado em médicos PJ, que compreenda as particularidades do setor da saúde.
Conte com uma contabilidade médica
Evitar erros na emissão de notas fiscais é fundamental para garantir a segurança fiscal e financeira do médico PJ.
Uma emissão correta significa mais tranquilidade, conformidade com a Receita Federal e economia tributária.
Com o apoio de um contador especializado e o uso de sistemas automatizados, você pode simplificar esse processo e focar no que realmente importa: a sua prática médica e o crescimento da sua carreira.
Perguntas frequentes sobre nota fiscal para médicos PJ
1. Médico precisa emitir nota fiscal em todas as consultas?
Sim. Todo atendimento médico, seja em clínica, hospital ou consultório particular, exige a emissão de nota fiscal.
A nota comprova a prestação do serviço e é obrigatória mesmo quando o pagamento é feito em dinheiro, PIX ou cartão.
A omissão pode gerar multa e problemas fiscais com a Receita Federal.
2. O médico PJ pode emitir nota fiscal manualmente?
Não. As notas manuais não possuem validade fiscal e não são aceitas pela Receita.
Atualmente, o médico deve emitir nota fiscal eletrônica (NF-e ou NFS-e) pelo sistema da prefeitura ou através de plataformas integradas de gestão contábil.
3. O que acontece se o médico emitir nota fiscal errada?
Se houver erro nos dados, valores ou código de serviço, a nota pode ser cancelada ou retificada.
Porém, deixar de corrigir pode resultar em lançamentos incorretos na contabilidade, diferenças na base de cálculo de impostos e até autuações fiscais.
4. Posso emitir nota fiscal como pessoa física?
Não. Pessoas físicas só podem emitir recibos de prestação de serviço (RPA), e isso gera retenções maiores de imposto, além de não permitir o planejamento tributário.
Por isso, o ideal é atuar como médico PJ, com CNPJ e inscrição municipal ativos.
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